Qu’on bosse 20 ou 50 heures par semaine, on partage toutes et tous la même problématique : trop de choses à faire dans le temps imparti ! Si ta to do a une fâcheuse tendance à se remplir beaucoup plus vite qu’elle ne se vide, il est essentiel que tu améliores ta gestion du temps d’entrepreneur. Ça demande un peu d’organisation. Mais grâce à la technologie, on peut optimiser son temps de travail. Découvre 5 outils que j’utilise au quotidien pour ne pas me laisser déborder par mon entreprise.
Toggl : le meilleur allié pour la gestion du temps d’entrepreneur
Sais-tu combien de temps te prennent les tâches que tu réalises dans ton business ?
- Consulter tes e-mails.
- Envoyer un devis.
- Créer une publication pour les réseaux sociaux.
- Déclarer ton chiffre d’affaires à l’URSSAF.
Si tu te chronométrais, tu aurais des surprises… D’ailleurs, je te conseille de le faire ! Tracke ton temps pour comprendre à quoi tu passes tes heures de travail.
En analysant les données, tu verras si tes missions les plus chronophages sont celles qui génèrent le plus de retombées ou pas. Les conclusions ne sont pas toujours très agréables. Mais elles te permettront de revoir ta gestion du temps d’entrepreneur. Car tout ce qui est mesuré s’améliore !
Personnellement, pour tracker mon temps, j’utilise Toggl. Il suffit de le démarrer à chaque nouvelle tâche et de l’arrêter une fois qu’elle est terminée. Le bénéfice, c’est qu’une fois le chronomètre lancé, je suis beaucoup plus focus sur la tâche en cours. Bye bye l’éparpillement et le multitasking qui font perdre du temps.
Chaque semaine, grâce aux statistiques, je réalise un bilan. Je regarde le nombre d’heures travaillées et les trois tâches qui m’ont pris le plus de temps. Je vérifie que le résultat est en accord avec mes objectifs. Si ce n’est pas le cas, je revois mon organisation pour la semaine suivante.
À l’année, je compare le nombre d’heures travaillées et mes plus gros postes de dépense de temps. Je calcule aussi mon taux horaire. C’est instructif de ramener son chiffre d’affaires au temps passé à le réaliser.
Un agenda électronique : indispensable pour gérer son temps efficacement
Si tu te sers de ton agenda uniquement pour noter tes rendez-vous, tu rates quelque chose ! Un agenda est un outil de planification. Et comme je l’écrivais dans un article précédent, planifier ses journées et ses semaines à l’avance est une des meilleures astuces d’organisation.
Pour améliorer ta gestion du temps d’entrepreneur, inscris dans ton agenda des blocs de temps dédiés à la réalisation de tes tâches. Sans cela, tu risques de prendre trop d’engagements par rapport à tes capacités réelles. Et tu devras travailler sans relâche pour les honorer.
Les agendas électroniques permettent de gagner du temps par rapport aux versions papier. Ils permettent d’inscrire ou de reprogrammer des rendez-vous et des blocs récurrents d’un simple clic, plutôt que d’avoir à tout réécrire à chaque fois.
Jusqu’à peu, j’utilisais Google Agenda. Mais je viens de tester Notion Calendar (tu sais que Notion est mon outil chouchou !). Je pense l’adopter. Il permet d’afficher toutes les bases de données qui ont une vue calendrier. Cela offre une vision globale sur mon business que j’apprécie énormément.
Un logiciel de prise de rendez-vous
Pour permettre à tes prospects et client·es de prendre rendez-vous avec toi, je te conseille d’installer un logiciel de prise de rendez-vous sur ton site internet. Finis les interminables échanges d’e-mails pour trouver un créneau qui convient à tout le monde. Grâce à cet outil, tes interlocuteurs et interlocutrices sont autonomes pour réserver un moment avec toi.
Le plus connu des logiciels de ce genre est certainement Calendly. Mais personnellement, j’ai opté pour Amelia, un plugin WordPress, qui fonctionne de la même manière.
Une to do list optimisée
Une to do n’est pas une liste de courses ! Ne te contente pas d’y noter tout ce qui te passe par la tête. Pour optimiser ta gestion du temps d’entrepreneur, transforme-la en outil au service de ta productivité.
Dans la mienne, chaque tâche comprend un niveau de difficulté et une durée estimée. Je réalise en premier toutes celles de moins de 5 minutes.
Ce sont souvent les petites tâches qu’on procrastine et qui nous encombrent le cerveau. M’en débarrasser en priorité fait immédiatement baisser ma charge mentale et me met dans une super énergie. Je peux alors passer des moments de focus intenses sur des tâches plus longues ou complexes.
Bien se connaître pour travailler efficacement
Même si ce n’est pas un outil à proprement parler, la connaissance de soi est clé dans la gestion du temps d’un entrepreneur. Tu peux organiser tes journées en fonction de ton niveau d’énergie.
Si tu te sens bloqué.e dans ton organisation, que tu n’arrives pas à réellement trouver ton équilibre et une organisation qui te convienne, on peut en parler lors d’une séance de Business Therapy.
En ligne, tu trouveras des tests pour déterminer ton chronotype et savoir si tu es plutôt du matin ou du soir. Toggl peut aussi te donner des informations sur ton niveau d’efficacité tout au long de la journée. Personnellement, je suis pleine d’énergie le matin. Je cale donc les tâches stratégiques et intenses à ce moment-là.
Le cycle féminin peut également avoir un impact sur la productivité des femmes. C’est quelque chose que j’ai intégré dans mon organisation et j’en vois tous les bénéfices. Je ne me surcharge pas les semaines où j’ai moins d’énergie et je capitalise sur celles où j’en déborde.
Combiner des outils comme Toggl, un agenda électronique, un logiciel de prise de rendez-vous et une to do list optimisée avec une profonde connaissance de ton propre rythme va te permettre d’améliorer ta gestion du temps en tant qu’entrepreneur. En alliant technologie et autoévaluation, tu pourras non seulement optimiser ton temps de travail, mais aussi améliorer ton équilibre vie professionnelle-vie personnelle. Et si après ça, tu continues de répéter « Je n’ai pas le temps » à longueur de journée, va écouter le premier Business Therapy de mon podcast ! Un épisode court et intense consacré à la gestion du temps !
