Tu es à ton compte et tu en as assez de jongler tant bien que mal entre tes différentes responsabilités ? Découvre mes 5 meilleures astuces d’organisation pour entrepreneur débordé. Grâce à ces stratégies simples à mettre en place, tu vas pouvoir optimiser ton temps, accroître ta productivité, et surtout, retrouver un équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Prépare-toi à reprendre le contrôle sur ton emploi du temps !
1. Prévoir son organisation d’entrepreneur en amont
Ma première astuce pour gagner du temps quand on est à son compte est de planifier ses journées et ses semaines à l’avance.
Prends un moment le vendredi soir ou le lundi matin pour organiser ta semaine à venir. Tu auras ainsi une vision globale du travail à accomplir sur cette période. Prends soin de ne pas surcharger ton horaire : reste réaliste par rapport à ce que tu es capable de faire. Il n’y a rien de plus déprimant que de devoir reporter jour après jour les tâches qu’on n’a pas eu le temps de faire.
Toutefois, ce que tu notes dans ton agenda n’est pas gravé dans le marbre. Une organisation d’entrepreneur efficace doit être flexible, car tu n’es pas à l’abri d’un imprévu (il y en a toujours). C’est pourquoi, en plus de ta planification hebdomadaire, je te recommande de dédier quelques minutes chaque soir à préparer ta journée du lendemain. Cela te permettra d’adapter ton agenda au plus proche de ta réalité.
Grâce à cette anticipation, tu vas commencer chaque journée avec un plan clair en sachant exactement ce que tu as à faire. Fini le temps perdu, bye bye le stress et bonjour la productivité.
2. Minimiser le nombre d’outils
De nombreux outils sont disponibles pour entreprendre facilement. De l’emailing à la comptabilité en passant par la création de visuels, la prise de notes ou le time tracking, il en existe des dizaines de différents pour absolument toutes les tâches imaginables. Le souci, c’est que l’on peut vite s’y perdre.
Pour optimiser ton temps (et accessoirement ton argent), je te recommande d’opter pour des plateformes tout-en-un qui permettent de réaliser plusieurs opérations distinctes. Personnellement, j’utilise Notion pour à peu près tout ! Cet outil ultra-polyvalent est devenu mon deuxième cerveau et centralise tout mon travail au même endroit. Je m’en sers pour ma prise de notes, créer des to do list, réaliser ma comptabilité et mes suivis de projets, tracker mes objectifs ou encore gérer mon CRM. Il remplace même Word et Excel !
L’avantage d’utiliser ce genre de couteau suisse, c’est que tu ne perds pas de temps à faire des allers-retours entre différentes applications. Sans compter que tu te familiarises beaucoup plus rapidement à un seul outil qu’à plusieurs.
D’ailleurs, lorsque tu as trouvé des applications qui correspondent à tes besoins spécifiques, évite d’en changer constamment, simplement parce qu’une nouvelle devient tendance (à bas le syndrome de l’objet brillant !). Ton objectif n’est pas d’avoir des outils à la mode, mais d’être efficace grâce à ceux que tu as choisis.
L’organisation : c’est la base de toutes les entreprises à succès !
3. Automatiser ce qui peut l’être
L’automatisation est une arme secrète pour gagner du temps. Tu réalises certaines tâches plusieurs fois par mois, par semaine, voire par jour. En les identifiant et en créant des procédures automatiques, tu vas libérer un temps précieux.
La prise de rendez-vous, par exemple, peut être très chronophage. Pour t’éviter plusieurs allers-retours avec ton prospect avant de déterminer le bon créneau, utilise un logiciel de prise de rendez-vous automatique. Je suis sûre que tu as déjà entendu parler de Calendly et il en existe beaucoup d’autres. Personnellement, j’utilise le plug-in Amélia pour disposer de cette fonction directement sur mon site WordPress.
Pour une organisation d’entrepreneur efficace, je te conseille également de mettre en place des réponses automatiques pour les emails récurrents, et de faciliter l’intégration de nouveaux clients grâce à un processus d’onboarding automatisé par email.
4. Regrouper les rendez-vous
Fais la chasse aux interruptions constantes en regroupant tous tes rendez-vous sur une même plage horaire. Tu éviteras ainsi les périodes creuses entre deux appels et tu optimiseras chaque moment de travail.
Programmer tes rendez-vous les uns après les autres t’empêchera en outre de dépasser le temps imparti à chaque rencontre.
5. Prévoir du temps pour les imprévus
Ne laisser aucun temps mort dans son planning est une erreur que font beaucoup d’indépendants. Car au moindre imprévu (une coupure de courant, un enfant malade, un proche qui débarque à l’improviste…), leur organisation d’entrepreneur s’effondre comme un château de cartes.
Pense à inclure des plages horaires libres dans ton agenda pour faire face aux urgences. Cela te donnera assez de flexibilité pour gérer les défis inattendus sans stresser ni compromettre l’ensemble de ton emploi du temps.
Gagne du temps, réduis ta charge mentale et optimise ton efficacité au quotidien en adoptant ces cinq astuces d’organisation pour entrepreneur :
- planification ;
- réduction du nombre d’outils ;
- automatisation ;
- gestion intelligente des rendez-vous ;
- flexibilité.
Si tu veux aller plus loin et adapter ton organisation à tes besoins spécifiques, réserve un appel découverte avec moi. Je prépare un accompagnement pour aider les entrepreneurs et les entrepreneuses submergé·es à sortir la tête de l’eau et à retrouver bien-être et plaisir dans leur activité. Viens vite pour en savoir plus !
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